開(kāi)會(huì )，對于公司來(lái)說(shuō)可以是小事也是大事，關(guān)乎著(zhù)員工溝通協(xié)調，反映公司的管理水平。
我們以前開(kāi)會(huì )，經(jīng)常會(huì )出現2種情況：
第1種是大會(huì )時(shí)，老板或者主持人在上面講，下面鴉雀無(wú)聲，認真聽(tīng)的人寥寥 無(wú)幾。
大部分人漠不關(guān)心的該干嘛干嘛，有的用手機回復客戶(hù)甚至趁機玩手機，有的開(kāi)小差游離狀態(tài)，誰(shuí)也不把會(huì )議內容放心上。
開(kāi)完會(huì )一哄而散，基本是毫無(wú)效果。
講的東西，大部分人壓根沒(méi)聽(tīng)進(jìn)去，后面基本也會(huì )重復犯錯。
第2種是小會(huì )常見(jiàn)，大家七嘴八舌的，有時(shí)講著(zhù)講著(zhù)就離題了。
有的人高談闊論，有的人急于反駁，大家都火熱朝天的只想說(shuō)不想聽(tīng)，甚至一下子討論的點(diǎn)就跑十萬(wàn)八千里遠了。
*終結果是，大家都頭腦膨脹卻又討論不出結果。
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有時(shí)候有的公司配置了**的硬軟件系統，卻發(fā)現并沒(méi)有提升開(kāi)會(huì )體驗。
會(huì )議之前拉人開(kāi)會(huì )要三催四請，會(huì )中各種狀況控制不了節奏，會(huì )后沒(méi)有反饋沒(méi)有跟進(jìn)……
開(kāi)會(huì )效率低，這是困擾我們公司好久的問(wèn)題。
但是會(huì )總不能不開(kāi)，有的事情，召集人開(kāi)會(huì )通知開(kāi)會(huì )討論，總是比發(fā)信息高效和有用的。
作為小公司，我們可不想像很多事業(yè)單位一樣對于走形式的會(huì )議視若無(wú)睹，畢竟無(wú)效會(huì )議是勞民傷財的行為。
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所以針對以上第1個(gè)會(huì )議情況，我們的做法是：
（1）盡量減少全體大會(huì )。
因為除了年會(huì )，一般沒(méi)有什么情況的會(huì )議是要全體員工參加的。
（2）參會(huì )人數多的會(huì )議，一般是公布已定型的公司政策或者各類(lèi)規定，這種一般情況下是不需要參會(huì )者頭腦風(fēng)暴提出各種意見(jiàn)的。
對于會(huì )議內容的各種意見(jiàn)，應該是要在會(huì )議之前，就跟各個(gè)主管溝通了解，并且私下調解好。
（3）會(huì )議之前發(fā)通告的時(shí)候，要強調會(huì )議內容的重要性（當然，公司也要自主減少非必要的大會(huì )非常重要），以及不聽(tīng)可能導致的結果風(fēng)險。
重要會(huì )議內容，可在會(huì )議上打印發(fā)派。
會(huì )議少而精，大家就知道大會(huì )也是要聽(tīng)的，慢慢“公司大會(huì )內容要聽(tīng)”的習慣也就形成了。
改進(jìn)以來(lái)，我們感覺(jué)到會(huì )議的效果是比以前要好很多了，起碼看手機的人數大大減少。
但是依然難以杜絕，我們也在想，要不要引進(jìn)一些獎懲或者考核方式？
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對于上面第2個(gè)【小型會(huì )議】的情況，是*考驗的。
因為有時(shí)主持人也陷入其中，跑題了、會(huì )議無(wú)效，要久久才能發(fā)現。
這種小會(huì )一般是部門(mén)會(huì )議，往往消耗個(gè)人時(shí)間是*長(cháng)的。
所以這種無(wú)效會(huì )議對于各種成本的浪費是*多的，而且也會(huì )引起參會(huì )者對會(huì )議和公司管理不滿(mǎn)，一看到會(huì )議通知就心生倦怠，極易降低團隊的凝聚力。
針對這類(lèi)會(huì )議，我們經(jīng)過(guò)幾次試驗發(fā)現，做到以下幾點(diǎn)，能讓會(huì )議效率大大提高：
（1）會(huì )議的目的是為了解決問(wèn)題。
會(huì )議的組織者需要會(huì )前根據議題進(jìn)行分解，分點(diǎn)設定會(huì )議討論的流程，并且提前告知參會(huì )人員，讓大家提前思考。
這樣一開(kāi)會(huì )，就能馬上進(jìn)入狀態(tài)，大家表達自己提前想好的意見(jiàn)。
偶爾跑題了，就根據會(huì )議流程提醒回歸。
（2）開(kāi)會(huì )的時(shí)間設定盡量科學(xué)。
根據相關(guān)研究表示，上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開(kāi)會(huì )的時(shí)段，*適合調動(dòng)員工集思廣益，利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。
但是問(wèn)題是，這個(gè)時(shí)間段剛好也是銷(xiāo)售聯(lián)系客戶(hù)的黃金時(shí)間。
所以我們一般會(huì )根據會(huì )議議題的重要性考恒，若頻次不高、非常重要、非常需要大家頭腦風(fēng)暴的會(huì )議，還是可以選擇這個(gè)時(shí)間的。
有的公司可能會(huì )喜歡在下班后開(kāi)會(huì )，大部分情況下，這種時(shí)候員工開(kāi)始進(jìn)入**當中的倦怠期，其實(shí)不大適合消耗腦力的會(huì )議。
（3）開(kāi)會(huì )的會(huì )議記錄非常重要。
我們以前是沒(méi)有注重這一點(diǎn)的，所以經(jīng)常開(kāi)會(huì )討論著(zhù)就跑題了也沒(méi)人發(fā)現，開(kāi)完會(huì )對于會(huì )上形成的決議也沒(méi)有記錄和跟進(jìn)，大概就是會(huì )議開(kāi)與不開(kāi)沒(méi)什么區別。
自從每次會(huì )議都指定一位員工做會(huì )議記錄后，基本上也是大大避免了會(huì )議跑題的問(wèn)題（記錄員記著(zhù)記著(zhù)發(fā)現不對經(jīng)就會(huì )提醒），參會(huì )者的發(fā)言、精彩的思想火花、*終的決策，都被好好的紀錄了下來(lái)。
在會(huì )后，記錄員及時(shí)把會(huì )議紀錄分享給每位參會(huì )人員，并且把會(huì )議內容中需要跟進(jìn)的事項及負責人員標注出來(lái)，讓大家趁熱打鐵實(shí)施，還便于后續進(jìn)行提醒和跟進(jìn)。
（4）開(kāi)會(huì )的紀律要強調好并且實(shí)行監管。
小會(huì )因為人少，所以會(huì )議紀律相對比較容易監管。
例如我們公司開(kāi)小會(huì )，紀律上主要要求的點(diǎn)是：
只邀請必要的人員參會(huì )，確定時(shí)間后不可缺席；
所有參會(huì )人員必須提前思考問(wèn)題并且在會(huì )議上表達；
開(kāi)會(huì )時(shí)要一心一意，必要時(shí)統一收集手機，不可隨便走開(kāi)或者回復客戶(hù)信息；
盡量嚴格控制時(shí)間。
這樣對于會(huì )議討論的有效程度，以及大家對于會(huì )議的重視程度，是大大提高的。
頭腦風(fēng)暴的小型會(huì )議，如果舉行的好，經(jīng)常會(huì )有很多有效的奇思妙想，也能協(xié)助老板解決一些難題。
這種會(huì )議開(kāi)得好，公司競爭優(yōu)勢是能大大提高的哦~
以上是我們根據我們公司情況作出的小型會(huì )議改進(jìn)措施，大家對于這類(lèi)會(huì )議是否還有什么好的建議？
總結
會(huì )議開(kāi)得好不好，決定了公司的競爭優(yōu)勢，也體現了公司管理的效率和執行。
作為公司必備的管理工具，會(huì )議的成本一點(diǎn)也不低，包含了時(shí)間成本、**成本、效益成本和機會(huì )成本。
所以如果公司會(huì )議開(kāi)不好，勞民傷財，還嚴重影響員工心態(tài)，也影響公司企業(yè)文化（多少新員工入職時(shí)壯志躊躇，一開(kāi)入職會(huì )議就懷疑人生？）。
一個(gè)優(yōu)良的公司應該怎么開(kāi)會(huì )？
對于公司而言，又有哪些方法能夠真正提升會(huì )議效率？
這一直也是困擾我們許久的問(wèn)題。
每個(gè)公司情況不同，會(huì )議的議題不同，措施都會(huì )有所區別。
根據我們多次實(shí)際實(shí)施的效果看，比較重要的主要是以下四點(diǎn)：
必須先準備，針對會(huì )議要有紀律，要做會(huì )議紀律，當次會(huì )議要有結果并且跟進(jìn)。
至于專(zhuān)門(mén)針對會(huì )議的懲罰制度，我們也還在考量中，暫時(shí)還不知道是否適合我們小公司。
感覺(jué)這對于大會(huì )議可有可無(wú)，對于小會(huì )議怕會(huì )影響大家的思維發(fā)散，所以主要還是激勵為主。
據說(shuō)公司站著(zhù)開(kāi)會(huì )能更提高效率，我們也考慮可以一試。（效果請期待后續分享，哈哈~）
